Firmen-Events, Incentives, Maßnahmen zur Aktivierung, Team-Building, kurz: gemeinsame Unternehmungen sind per definitionem allesamt Betriebsveranstaltungen bzw. Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Sie zielen darauf ab, den Kontakt untereinander und damit das Betriebsklima zu fördern. Um sie als steuerlichen Vorteil nutzen zu können, muss die Teilnahme grundsätzlich allen ArbeitnehmerInnen offen stehen.

Steuerfreiheit besteht allerdings nur unter der Voraussetzung, dass der Arbeitgeber gegenüber der Finanzverwaltung die teilnehmenden MitarbeiterInnen der jeweiligen Veranstaltung nachweisen kann. Dieser Nachweis kann über Anwesenheitslisten erfolgen, wobei auch eine Anmeldeliste ausreicht. In der Praxis empfiehlt sich das Versenden einer Einladung an alle Mitarbeiter per E-Mail.

Die Kosten der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen, die für Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil darstellen, sind bis zu einem Betrag von höchstens 365 € jährlich pro Mitarbeiter von den Lohnabgaben und der Sozialversicherung befreit. Es handelt sich um einen Freibetrag, der auch dann, wenn mehr als 365 € für eine Betriebsveranstaltung pro Mitarbeiter aufgewendet werden, bis zu dieser Höhe steuer- und beitragsfrei bleibt. Als Betriebsveranstaltungen gelten alle Firmenveranstaltungen eines Jahres, wie beispielsweise Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, Betriebsausflüge, sportliche, kulturelle und sonstige Veranstaltungen – wie zum Beispiel Beach-Volleyball-Events.

Darüber hinaus besteht zusätzlich auch weiterhin Beitrags- und Steuerfreiheit bis zu einer Höhe von 186 € jährlich pro Mitarbeiter für die im Rahmen einer Betriebsveranstaltung empfangenen Sachzuwendungen – wie zum Beispiel Beach-Volleybälle, Bade-Tücher, Strand-Taschen, Sonnenbrillen, Flip-Flops, etc., …!

Das wörtliche Zitat aus den Lohnsteuer-Richtlinien des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) dazu lautet: “Die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung ist bis zu einem Betrag von höchstens 365 € jährlich steuerfrei. Für empfangene Sachzuwendungen können zusätzlich 186 € jährlich steuerfrei bleiben.”

Wenn also zum Beispiel für eine Beach-Volleyball-Veranstaltung inkl. geselligem BBQ am Abend rund 100 bis 150 € pro Person verrechnet werden, bleiben für die Weihnachtsfeier noch immer 215 bis 265 € pro MitarbeiterIn über. Wenn den MitarbeiterInnen aus dem Topf der Sachzuwendungen auch noch 15 bis 20 € für Tank-Tops oder T-Shirts zur Verfügung gestellt werden, kann zum Beispiel ein Beach-Volleyball-Turnier auch zum Employer-Branding genutzt werden …!

[Quellenangaben: NÖDIS, Das Dienstgeberportal der NÖGKK, Mag. (FH) Karina Sandhofer, Jänner 2013 sowie Bundesministerium für Finanzen (BMF), Lohnsteuerrichtlinien 2002, FinDok, Richtlinie des BMF vom 11.12.2015.]