Inhaltsverzeichnis:

Wissenschaftliche Definition
Abgrenzung der Begriffe Event und Veranstaltung
Eindeutige Kennzeichen von Events
Vom Sportwettkampf zum Sportevent
Fazit – Merkmale eines Events
Download – Checkliste Event-Organisation

In diesem Artikel erfährst Du, wie Du aus einer Veranstaltung einen Event machst, worin genau der Unterschied dieser beiden Begriffe liegt und was sonst alles noch dazugehört, um einen richtig coolen Event auf die Beine zu stellen. Je größer (D)ein Event ist, desto wichtiger ist es, auch eine konkrete Strategie für die zielgerichtete Organisation im Eventmanagement zu verfolgen.

Wenn Du magst, kannst Du Dir als kleine Hilfestellung, damit Du nichts Wichtiges vergisst, am Ende des Artikels gerne (m)eine Checkliste für die Event-Organisation herunterladen. Damit sollte wirklich nicht mehr viel schief gehen können, selbst wenn Du gerade zum ersten Mal einen Event organisierst. Also, stürzen wir uns “in medias res”, auf geht´s …!

Einleitend sei folgendes gesagt: Zu den typischen Merkmalen eines Events gehören die Einmaligkeit des Ereignisses (aus Sicht der Teilnehmer) und die möglichst positive Wahrnehmung des gemeinsamen Erlebnisses (idealerweise inkl. Aktivierung der Besucher). Die reibungslose Organisation des Ablaufes und die perfekt geplante Inszenierung gewährleisten, dass eine Veranstaltung zu einem einmaligen Ereignis wird und den Gästen als schöne Erinnerung ewig im Gedächtnis bleibt.

Events und Veranstaltungen gehören schon lange zu den wichtigsten Marketinginstrumenten von Unternehmen, Organisationen und Personen. Events ermöglichen und fördern die Begegnung von Menschen, stellen persönliche Kontakte und Bindungen her, wecken Emotionen und erzeugen eine positive Stimmung. In der heutigen digitalen Welt bilden Events mehr denn je den kreativen Gegenpol zur elektronischen Kommunikation mit ihren virtuellen Erlebniswelten.

Die wissenschaftliche Definition aus Gablers Wirtschaftslexikon zum Thema Event lautet:

Veranstaltungen jeder Art, die durch Inszenierung, Interaktion zwischen Veranstalter, Teilnehmer und Dienstleistern sowie multisensorische Ansprache erlebnisorientierte Kommunikationsbotschaften an die Zielgruppe herantragen. Der Begriff Veranstaltung bezeichnet ein organisiertes, zweckbestimmtes, zeitlich begrenztes Ereignis, an dem eine Gruppe von Menschen vor Ort und/oder über digitale Medien teilnimmt.

Klingt ganz schön kompliziert? Stimmt, ist es aber nicht! Ein Event bezeichnet ganz einfach ein zeitlich begrenztes und durchgeplantes Ereignis, an dem eine Gruppe von Menschen teilnimmt. Dieses Event dient immer einem bestimmen Zweck, zum Beispiel der Präsentation eines neuen Produkts oder der reinen Unterhaltung. Du kannst an einem Event persönlich vor Ort oder heutzutage auch verstärkt über digitale Medien teilnehmen.

Abgrenzung der Begriffe Event und Veranstaltung

Events sind immer (auch) Veranstaltungen: Das deckt eine sehr große Bandbreite ab. Beispielsweise werden private Feste (Hochzeiten, Geburtstage), kulturelle Ereignisse (Festivals, Konzerte) und auch wirtschaftlichen Zwecken dienende Veranstaltungen (Messen, Kongresse) als Event bezeichnet. Aber eine Veranstaltung ist nicht immer gleich auch ein Event. Auf Events wird eine Botschaft inszeniert, die direkt erlebbar ist und bei den Teilnehmern eine nachhaltige Emotion auslöst. (D)Ein Event sollte also etwas Einzigartiges und (in dieser Form) Unwiederholbares sein. Dagegen ist eine Veranstaltung einfach nur gut organisiert. (Natürlich kannst Du auch Deine Veranstaltug offiziell als Event bezeichnen.)

Zur Abgrenzung lassen sich folgende eindeutige Kennzeichen von Events festhalten:

Events sind planmäßig erzeugte Ereignisse: Events finden nie zufällig statt, sondern benötigen organisatorische Vorbereitung und planmäßige Durchführung durch einen professionellen Veranstalter. Dieser kann sowohl ein einzelnes Individuum, eine Personengruppe als auch eine Organisation sein.

Events werden zielorientiert durchgeführt: Obwohl die Ziele von Veranstalter nicht unbedingt explizit festgelegt werden müssen, ist davon auszugehen, dass Events immer – ob bewusst oder unbewusst – aufgrund einer bestimmten Intention stattfinden.

Events werden als einzigartiges Erlebnis geplant und erlebt: Events bieten ihren Teilnehmern eine positive Abwechslung vom Alltag, die mit Freude und Spannung erwartet wird.

Events sprechen mehrere (alle) Sinne ihrer Teilnehmer an: Den Teilnehmern soll ein tolles Erlebnis geboten werden. Das erfolgt beispielsweise durch die Kombination unterschiedlicher ästhetischer Ausdrucksformen, wie z.b. Moderation, (Bühnen-) Show, Tanz, kulturelle Darbietungen, (Live-) Musik, Speisen, Getränke, Lichtgestaltung, Multimedia-Einsatz, u.v.m., …!

Events vermitteln das Gefühl exklusiver Gemeinschaft und Zusammengehörigkeit: Obwohl zwischen den Eventbesuchern durchaus Differenzierungen bestehen können (z.B. aufgrund hierarchischer Beziehungen zwischen den einzelnen Individuen), überwiegt das Gefühl, durch die gemeinsame Eventteilnahme zu einer “großen Familie” zu gehören.

Events sind meistens monothematisch fokussiert: Durch die Konzentration auf eng begrenzte Inhalte (ausgewählte Musikstile, einzelne Sportarten, bestimmte Produkte) bieten Events den Teilnehmern die Möglichkeit, anhand der ausgewählten Themen miteinander zu interagieren. Der Eventinhalt stiftet damit sowohl Identität als auch Gemeinschaftserlebnis. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass der ausgewählte Inhalt für die Besucher relevant ist.

Was macht nun z.B. einen ganz normalen Sportwettkampf zum Sportevent?

Einzigartigkeit, Episodenhaftigkeit, Gemeinschaftsgefühl und Beteiligung, sind die 4 ausschlaggebenden Faktoren, die eine Sportveranstaltung zu einem Event werden lassen.

Mit dem Faktor Einzigartigkeit wird beschrieben, dass es sich um ein Ereignis handelt, das zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort stattfindet und mit nicht wiederkehrenden Erfahrungen verbunden ist. Events haben die Charakteristik dass sie nicht reproduzierbar sind. Das ist für Sportereignisse und Turnierwettkämpfe gegeben. Jedes Aufeinandertreffen findet unter den einmaligen Voraussetzungen des gesamten Wettkampftages statt. So können die aktuelle Platzierung der Mannschaft, die Mannschaftsaufstellung oder auch das Wetter zu ganz spezifischen Konstellationen beitragen.

Episodenhaftigkeit bedeutet, dass der Ablauf einen gewissen Spannungsbogen aufweist. Das Ereignis folgt einer Dramaturgie. Es hat einen Anfang, ein Ende und dazwischen einen Höhepunkt. Wettkämpe haben genau diese Dramaturgie. Ein Turnier hat einen Anfang, (meist) eine Vorausscheidung, eine Finalphase und ein Finale. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass es Sieger und Verlierer gibt, glückliche Gewinner und unglückliche Verlierer (z.B. einer Spielrunde). Sport steht als Synonym für Spannung, Einsatz, Wettkampf und natürlich auch für Unterhaltung.

Gemeinschaftsgefühl entsteht durch die Wahrnehmung, dass neben einem selbst noch viele andere Personen anwesend sind. In der Regel arbeitet das Publikum eine Art Gemeinschaftserlebnis durch Applaus, Pfiffe, Zwischenrufe, Phasen atemloser Konzentration heraus und auch durch frenetischen Jubel über besonders gelungene Aktionen.

Zu erfolgreichen Events gehört zuletzt auch ein Minimum an Beteiligung. Darunter fallen Sprechgesänge von Fans, die berühmte La-Ola-Welle, die durch das ganze Stadion geht, Klatschen, Johlen, Pfeifen, Trommeln. Dies ist wieder eng mit dem Gemeinschaftsgefühl gekoppelt, das dadurch verstärkt wird.

Fazit – Merkmale eines Events

Events sind erlebnisorientiert ausgelegt. Bei Events spielt die Interaktion zwischen Menschen (Publikum, Sportler, Künstler, Teilnehmer, Veranstalter) die Hauptrolle. Bei Konzerten, Sportveranstaltungen, Messen und auch Kongressen oder Firmenfeiern findet immer ein Austausch unter den Teilnehmern statt. Aus diesem Grund sind Events immer kontaktintensiv und haben vor allen Dingen für die Initiatoren und Veranstalter ein hohes Aktivierungspotential. Das heißt die jeweilige Zielgruppe kann einfach und direkt angesprochen werden. Durch besondere Veranstaltungen und ein damit verbundenes gutes Eventmanagement können Unternehmen ihr Image bzw. das Image einer speziellen Marke verbessern und den Bekanntheitsgrad erhöhen. Nicht zu unterschätzen ist auch die Gewinnung neuer Kunden und die noch festere Kundenbindung.

Download – Checkliste für die Event-Organisation

Zu diesem Artikel kannst Du Dir 1, 2 oder 3 (leicht unterschiedliche) Freebies im Web-Shop besorgen. Die 8-seitige Mini-Broschüre, den 4-seitigen Folder oder das 2-seitige Arbeitsblatt in A4. Einfach die Version/en, die Du möchtest, in den Warenkorb legen. Wie bei einem ganz gewöhnlichen Online-Kauf, nur dass die Produkte halt nichts kosten. 😉
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